个人服务合同 - 流程

个人服务合同流程

书面双边合同程序

个人服务合同流程从开始到结束至少需要20个工作日 - 假设流程没有延迟。以下概要说明了最短流程时间表。

  • 部门与承包商协商进行的服务
  • 部门在横幅中创建保留文件fgaencb(enc)
  • 已完成的enc将移至所有必需的批准队列(大约24小时,具体取决于批准者的数量和可用性)
  • 由西方人力资源部门审查是否合规(如果被拒绝,则返回部门进行更正)
  • 电子批准的enc由人力资源进入旗帜
  • ENC information moves to Finance & Administration for contract generation (minimum of 24 hours - depending upon workload and complexity of negotiated terms)
  • Contract & certification sent to affected agency for approval (except services with pre-approved waivers)
  • Contract mailed to contractor for signature (up to 4 days for regular mail PLUS whatever additional time for the contractor to review & approve, PLUS up to four days for return by regular mail)
  • 如果没有更正并且要求w-9完成并收到,那么合同转发给总统签名(最多两天)仅适用于超过5000美元的合同。
  • 签署合同以及完成的w-9,认证批准和任何所需的保险证书给西方管理员代表签字(如果一切正常,最少24小时)
  • 一份合同原件邮寄给承包商,一份原件转到应付账款,并将复印件发送给原始部门作为付款凭单。

只有在获得所有签名后,承包商才能开始工作或提供服务。

其他流程要求和信息:

  • 服务描述 - 在enc foatext屏幕中提供服务的完整描述,或将描述在单独的文档中发送给财务和管理部门。 (参见下文“如何描述服务”。)将承包商提供的所有文件发送给财务和行政部门。
  • 保险 - 书面个人服务合同应要求独立承包商及其分包商在合同期限内自费提供并保持国家规定的保险范围。在开始工作之前,应向大学提供保险凭证。联系西方财政和行政部门或西方合同管理员以获取当前所需的保
  • 隔夜邮件 - 在计划开始服务之前不到三周的时间内收到的财务和管理部门收到的合同可以通过联邦快件邮寄给承包商,费用由进入抵押的部门承担。
  • 收到签订的合同 - 大多数承包商在西方邮寄日期后12-20天内退回签订的合同;州外承包商通常需要额外一周。
  • 付款 - 应付账款将在周二处理完第二天支票处理服务的建议后处理付款。
  • pera退休人员 - 如果请求者知道独立承包商是pera退休人员或者与pera退休人员有关联,则在enc文本信息中包含该信息。一旦核实雇主pera供款到期,它们将从enc上的资金中扣除。
  • 非居民外国人 - 非居民外国人承包商的合同需要额外的表格和时间来处理合同。联系西方人力资源寻求帮助。

无纸化流程(服务不到5,000美元)

加快程序可用于5,000美元以下的某些个人服务合同。相同的州财政规则允许在不使用申请/采购订单的情况下对5,000美元以下的某些预付款进行简化流程,这使得处理小额美元服务合同具有一定的灵活性。消除了生成多页,硬拷贝合同的要求,一式两份用于邮寄和获取签名。简化的无纸化流程大大减少了处理时间和成本。在无纸化进程下发起的服务仍需经过人力资源审查和批准。如果认为有必要保护大学的利益,西方合同管理员保留要求任何服务的书面双边合同的权利,无论金额多少。

以下服务将作为无纸合约处理:

  • 合作的学生老师监督员
  • 体育官员,裁判员
  • 伴奏者,编舞家,音乐总监,客户,艺术模特
  • 动物福利顾问
  • 最多的荣誉

以下服务将作为无纸化合同处理,除非请求人或负责任的西方雇员明确要求书面双边合同约束承包商以协商完成服务: 

  • 客座讲师或演讲嘉宾
  • 实验室服务或其他技术分析
  • 学术课程评审顾问
  • 摄影服务
  • 一些当地表演者

5000美元以下需要书面双边合同的服务包括:

  • 扩展研究教师
  • 使用代理人的表演者和演艺人员
  • 由于正式书面提案而聘请的顾问
  • 承包商要求包含附加条款和条件
  • 对员工,学生或公众构成风险的服务
  • 没有给予国家人事部门豁免的服务

无纸化加工步骤:

  • 请求者在横幅中创建并完成保留文件fgaencb(enc)。
  • 在enc foatext屏幕中提供服务的完整描述,或将描述在单独的文档中发送给财务和管理。 (参见下文“如何描述服务”。)将承包商提供的所有文件发送给财务和行政部门。
  • pera退休人员 - 如果请求人知道独立承包商是pera退休人员或者与pera退休人员有关联,请在enc文本信息中提供该信息。一旦核实雇主pera供款到期,它们将从enc上的资金中扣除。
  • 非居民外国人 - 非居民外国人使用无纸化程序将根据具体情况确定。非居民外国人承包商的合同需要额外的合同形式和时间来处理合同。联系西方人力资源寻求帮助。
  • 在foatext的最后一行,键入“无纸化”。
  • 如果在通常使用无纸化过程的任何情况下首选书面合同,请在foatext的最后一行输入“书面请求”以覆盖无纸化过程。否则,将遵循上述“无纸化”指南。
  • 在所有横幅批准发布后,财务和行政部门会生成并向承包商发送一份传送函,其中简要说明所提供的服务,并说明将在没有书面合同的情况下生成付款。承包商可以选择申请书面合同。如果承包商的w-9和ic信件尚未在西方会计中存档,则在付款之前需要承包商提供的表格w-9和独立承包商证明(ic信函)。
  • 当收到w-9和ic字母时,硬拷贝“接收”文件被发送给请求者。接收文档具有请求者的保留文本(foatext屏幕)的打印输出和用于批准和“接收”服务的满意完成的部分。财政和行政部门将签署w-9。
  • 服务可以在收到w-9和其他适用的必要表格后开始,或者如果w-9存档并且在该日期之前收到所有适用的表格,则在签署传送函之日开始。
  • 在满意地完成服务后,负责任的西方员工必须签署,日期并将收货文件直接发送到应付账款(西方会计)。在部门或负责的西方雇员收到的任何发票应附在收货文件上。

如何描述服务

  • who - 与大学签订合同的公司,实体或个人的完整,合法的名称;提供支票支付的姓名,包括完整地址。如果承包商目前在大学工作或最近工作,任何其他科罗拉多州机构,当地政府或学区,提供雇主和工作日期。如果承包商是pera退休人员,请提供该信息和退休人员的ssn。
  • 什么 - 提供服务的详细说明;要求的结果;承包商应该做什么;什么是可交付成果?费用包括什么;什么费用可以报销?大学期望提供什么(如果有的话)(例如通过大学校园或购买订单安排住宿;根据州的每日津贴提交膳食费用发票,以偿还承包商等)?
  • 什么时候 - 合同的期限或期限(开始和结束日期)是什么时候?什么时候进行服务并完成?是否有必要的里程碑和截止日期?
  • where - 要执行服务的位置,如果大学要求提供位置。
  • 为什么 - 为什么服务合同?这所大学有什么好处?
  • 如何 - “如何”并不总是必不可少的元素,但如果要执行服务是协议的重要组成部分,则必须在合同中说明。
  • 多久 - 一次服务的频率。
  • 多少钱 - 付款 - 多少,以多少汇率,何时付款?提供特殊处理付款指示。

跟踪未完成/未批准的障碍

横幅系统每周向那些拥有不完整或未经批准的障碍的请求者生成自动提醒电子邮件。请求者有责任跟进这些未完成的内容。

  • Contact the Budget Analyst in Finance & Administration if the listed ENC is “NSF” and make arrangements for a budget adjustment or an NSF override.
  • 如果列出的enc没有“完整”指示符并且请求者完成了enc,请求者需要返回fgaencb并完成文档。
  • 如果列出的enc显示“完整”指示符,则:
    - 封装预算的预算审批人尚未批准该文件;
       *请求者联系人并跟进预算批准人以获得横幅(foauapp)的enc批准。
       *请参阅foaainp以查看待批准的批准。
    - 人力资源尚未批准该文件(e000人力资源队列)。
       *部门尚未提供完整的文件或信息

请参阅以下表格说明的横幅链接,以批准和检查加密文件的状态。

横幅形成了产权负担的说明

请参阅申请人的横幅说明手册,了解用于保留处理的以下横幅表格。

  • 检查资金可用性 - fgibdst
  • 造成负担 - fgaencb
  • 删除/取消抵押 - fgaencb
  • 批准文件 - foauapp
  • 检查未批准的文档队列 - foaainp
  • Check Encumbrance Status & Payments - FGIENCD
  • Vendor Search - FTIIDEN  (Remember – you must enter the vendor name & address in FOATEXT even if you pull in the vendor into the ENC vendor field on the first page as the information does not show during the approval process which will delay your contract.)

一般信息 - guamesg

如果因任何原因导致封锁被拒绝或被拒绝,则一般消息表格(guamesg)中的消息将被发送给创建原始封锁的人。 banner会在您收到消息时通知您。一旦文件得到纠正和重新批准,“未获批准”的文件将不会影响合同的未来处理。消息记录保留在guamesg中,直到删除。要删除,请选择要删除的信息,单击顶部功能栏上的“记录”,然后在下拉窗口中单击“删除”。

保留和合同的变化

  • 抵押:在完全支付enc之前,可以增加或减少enc文件上的金额。发送电子邮件,其中包含调整的详细信息 财务和行政.
  • 合同:如果需要对书面个人服务合同的工作范围进行重大修改,将发布合同的书面修改,并获得承包商和大学的签名。在电子邮件中提交合同修订的详细信息 财务和行政.

事后文件

 价值5,000美元及以上的服务

在没有完全执行个人服务合同的情况下已经开始或已经完成的服务 - 由承包商,西方总统和西方控制员代表签字 - 是未经授权的或事后承诺(atf)并且违反了州在财务规则2-2要求时未经采购订单或州合同事先批准而产生负债或代表国家付款的法规。西方管理员签字授权代表团不包括在违反第24-30-202(2)条规定的支付或违反第24-30-202(3)条规定的义务时批准承诺凭证的权力。单独填写横幅保留文件不足以满足法定要求。故意允许在没有签订合同的情况下开始工作的个人可能需要承担个人责任。

需要国家控制人员批准:西方财政和行政副总裁要求国家财产管理部门提交完整的详细信息和完整的atf合同情况说明,以便根据国家法规的要求批准违反国家法规的承诺。州政府“处理违反州法规的承诺凭证”的政策。批准atf enc并完成合同或付款流程将被扣留,直到大学的批准请求得到副国家控制人员的批准。 

atf流程:如果服务已经开始或已经完成,则需要以下项目:

  • 完成横幅加密文件
  • “事后(atf)报告”表格由负责atf的人员填写并发送给西方财政和行政部门
  • 收到西方财务和管理完整的w-9和ic信,任何所需的保险证书,以及承包商提供的任何必要的补充表格

价格低于5,000美元的服务

已经开始或已经完成但未完全执行个人服务合同或在大学签署无纸传送函之前已经开始或已经完成的服务价值低于5,000美元的服务也是未经授权的。除了不需要副国家控制人员的批准外,还需要上述相同的工作流程。在财务副总裁批准atf报告并批准atf enc之后,可以完成书面或无纸化合同和支付流程。