个人服务合同 - 流程

个人服务合同过程

书面双方合同过程

人事服务合同过程至少需要20个工作日内从开始到结束 - 假设在这个过程中没有延迟。下面概要说明了最小进程时间表。

  • 随着部门协商承包商将要执行的服务
  • 创建部门累赘文件fgaencb(ENC)的旗帜
  • 移动到ENC完成了所有需要的认可队列(约24小时DEPENDING ON数目和批准的可用性)
  • 由西部人力资源合规审查(如果被拒,返回部门校正)
  • ENC的电子审批横幅由人力资源进入
  • ENC information moves to Finance & Administration for contract generation (minimum of 24 hours - depending upon workload and complexity of negotiated terms)
  • Contract & certification sent to affected agency for approval (except services with pre-approved waivers)
  • Contract mailed to contractor for signature (up to 4 days for regular mail PLUS whatever additional time for the contractor to review & approve, PLUS up to four days for return by regular mail)
  • 如果不需要纠正和W-9是完整的,收到,则合同被转发总统的签名(最多两天)仅适用于超过$ 5000个合同。
  • 随着签约完成W-9,批准证书,和任何所需的保险凭证,委托西部控制器签名(至少24小时,如果一切按顺序)
  • 原合同的一个邮寄给承包商,原来一个人去应付账款和复印件被发送到始发的部门被用作支付凭证。

只有在所有签名都得到应在承包商开始工作或提供服务。

工艺要求和附加信息:

  • 服务的描述 - 提供完善的服务在ENC foatext屏幕的完整描述或在一个单独的文档发送的描述,财务和管理。 (见“如何描述服务”的。)该发送承包商融资和管理提供的所有文件。
  • 保险 - 书面人员服务合同要求独立的承包商,应在其分包商提供,自费,并维护合同的期限,需要由国家保险。提供的保险单证的,予以之前开始工作的大学。联系西部西方财务和行政或合同管理员所需的电流范围。
  • 隔夜邮件 - 从ENC产生的合同在财务和管理接收到前三周比服务的计划开始减少可在部门的费用邮寄到快件的联邦承包商所输入的累赘。
  • 收到签合同 - 最承包商返回签署的合同在12-20天,从日寄出的西部;外的状态,承包商通常需要额外的一周。
  • 付款 - 占以下的支票处理服务,为第二天完成的建议周二应付支付过程的意愿。
  • 退休梨 - 如果请求者知道一个独立的承包商是一个梨或退休人员参加与退休人员,否则梨该信息包括在ENC文本信息。这11个核实捐款是由于梨的雇主,他们将被扣除他们从押在ENC的资金。
  • 非居民外国人 - 合同非居民外国人承包商IRS表格,并且需要额外的时间来处理合同。西方人力资源联系寻求帮助。

无纸化进程(在$ 5,000个服务)

可用于人员服务合同下的$ 5,000某些加急处理。允许在$ 5,000某些预付款不使用征用/采购订单处理的简化处理的同时国家税收规则允许在服务小型美元的合同有一定的灵活性。要求生成一个多页,硬拷贝合同,一式两份邮寄和获取签名被消除。大大简化了流程无纸化您减少加工时间安排和成本。无纸化进程下启动的服务仍受审查和批准的人力资源。西方有权在合同管理员,要求任何服务的书面双务合同,不论金额的,如果认为有必要,以保护学校的利益。

以下服务将被处理为无纸合同:

  • 配合学生的老师监事
  • 体育官员,裁判员
  • 伴奏者,编舞,音乐剧导演,的costumers,艺术模特
  • 动物福利顾问
  • MOST酬金

以下服务将被处理为请求者除非无纸化合同或员工负责西部特别要求绑定承包商作为谈判的完成服务的书面双务合同: 

  • 客座讲师或演讲嘉宾
  • 实验室或其他技术分析服务
  • 学术课程顾问检讨
  • 摄影服务
  • 一些地方表演

$ 5000以下的服务,这将需要一个书面双务合同包括:

  • 扩展研究导师
  • 表演者和演艺人员使用的试剂
  • 咨询公司聘为正式的书面提案的结果
  • 这需要列入承包商的附加条款和条件
  • 哪些服务构成危险的员工,学生或公众
  • 对于哪些服务已经从人才国务院授予不放弃

无纸化处理步骤:

  • 创建请求者和横幅留存完整的文档fgaencb(ENC)。
  • 提供服务的在ENC foatext屏幕的完整描述或在一个单独的文档发送的描述,财务和管理。 (见“如何描述服务”下面。)发送承包商融资和管理提供的所有文件。
  • 退休梨 - 如果请求者知道一个独立的承包商是一个梨或退休人员参加与退休人员,否则梨提供的ENC文本信息。这11个核实捐款是由于梨的雇主,他们将被扣除他们从押在ENC的资金。
  • 非居民外国人 - 使用无纸化过程的非居民外国人进行服务将根据具体情况逐案确定。对于非居民外籍承包商IRS合同形式,并且需要额外的时间来处理合同。西方人力资源联系寻求帮助。
  • 在foatext的最后一行,输入“无纸化”。
  • 如果书面合同优选在任何情况下当一个无纸过程通常会被使用的“写入请求”,类型上foatext的最后一行来覆盖无纸过程。否则,上面的“无纸化”的指导方针将遵循。
  • 毕竟审批已经张贴横幅,财务和行政管理生成和发送承包商简要送文函标识所提供的服务和支付将是解释没有书面合同产生的。承包商是选项,要求获得书面合同。以W-9表格和付款将前承包商需要indepent承包商认证(IC字母),附带送文函,如果承包商的W-9和IC是不是已经在西方会计文件函。
  • 当接收到W-9和IC字母,硬拷贝“接收”文档发送给请求者。接收文件具有请求者的累赘文本(foatext屏)审批和“接收”的服务,圆满完成一节的打印输出。金融和政府将不得不在W-9签字。
  • 在收到服务开始的W-9和其他适用的形式可能需要或该日送文函签字,如果W-9是对文件和所有适用的形式是由接收日期。
  • 服务圆满结束后,员工必须签署西方负责,日期和发送文档直接接收到支付(西方会计)账户。在部门或负责员工西部收到任何发票应附到接收文件。

如何描述服务

  • 谁 - 公司,实体,与谁同行大学是单独承包的完整,合法的名称;提供给谁支票将支付,包括完整的地址名称。目前工作,如果承包商或最近任职于大学,任何其他科罗拉多州立机构,当地政府或学区,提供用人单位和就业日期。如果承包商是一名退休梨提供信息和退休人员这是为ssn。
  • 要提供服务的详细描述 - 什么;需要的结果;什么承包商有望做到;哪些成果?这是什么费用包括:什么费用报销?是大学预计提供什么,如果有的话(例如作出安排,通过大学的采购卡或采购订单倒伏;在提交承包商报销餐费发票,给国家的每日津贴AC合作RDING,等等)?
  • 当 - 是什么(开始日期和结束日期)合同期限或持续时间?当要执行和完成的服务?有需要的里程碑和期限?
  • 其中 - 如果是大学所要求的位置进行位置在哪里服务。
  • 为什么 - 为什么服务被收缩?什么是造福于大学?
  • 如何 - “如何”并不总是一个重要因素,但如果服务是如何被执行的是协议的重要组成部分,它必须在合同中注明。
  • 多久 - 要进行服务的频率。
  • 多少 - 支付 - 多少,以什么速度,当支付将被做?给予支付的特殊处理指令。

跟踪未完成/未核准负担

旗帜系统生成自动提醒邮件,每周请求者向那些不完整的或未经批准的负担。它是请求者有责任跟进未完成的这些ENC。

  • Contact the Budget Analyst in Finance & Administration if the listed ENC is “NSF” and make arrangements for a budget adjustment or an NSF override.
  • 如果由上市ENC没有“完全”指示和请求者已完成使ENC,请求者需要重新回到fgaencb并完成文档。
  • 如果列出的ENC示出了“完成”指示符,则无论是:
    - 的预算ENC预算批准(一个或多个)尚未批准在旗帜的文件;
       *跟进接触请求者和批准预算与(一个或多个),以获得批准ENC横幅(foauapp)。
       *请参阅foaainp来查看等待审批。
    - 人力资源尚未批准文件(E000人力资源队列)。
       *完整的文书工作,或有资料没有去过的部门提供

横幅链接查看批准的形式和检查的ENC文件的状态,下面的说明。

说明表格旗帜负担

看到用于手动横幅申购为用于处理累赘以下横幅形式的指令。

  • 检查可用资金 - fgibdst
  • 创建一个累赘 - fgaencb
  • 删除/取消累赘 - fgaencb
  • 批准文件 - foauapp
  • 未经批准的文件检查队列 - foaainp
  • Check Encumbrance Status & Payments - FGIENCD
  • Vendor Search - FTIIDEN  (Remember – you must enter the vendor name & address in FOATEXT even if you pull in the vendor into the ENC vendor field on the first page as the information does not show during the approval process which will delay your contract.)

整体消息 - guamesg

如果ENC被拒绝或横幅以任何理由拒绝,在整个消息的形式(guamesg)的消息将被发送给创建原始ENC的人。当你有一个消息的旗帜会通知您。以“拒登”文件不会影响合同十一文档修正和重新核准的未来处理。直到消息记录guamesg次还可以去除。删除,选择要删除的邮件,点击顶栏上的“记录”功能,然后在下拉窗口中点击“删除”。

抵押和变更合同

  • 累赘:上的ENC文档的量可以增加或减少被完全支付ENC之前。随着邮件发送细节的调整 财务和行政管理.
  • 合同:如果需要写一个个人服务合同的工作范围,进行显著的变化,书面修订合同将发行及承包商和大学的签名将获得。提交修改合同细节的电子邮件中 财务和行政管理.

后 - 事实上的文档

 服务花费$ 5,000以上和

开始或完成,没有一个个人服务合同 - 即的已全部执行,由承包商,西部总裁和西部控制器代表签署具有服务 - 未经授权或后 - 事实上承诺(ATF),并违反国家当法规或招致负债是代表国家的付款缺乏采购订单的事先批准或根据国家税务规则,当2-2所需的合同。西部控制器代表团签署授权不包括批准承诺付款凭单的权威当过气违反CRS 24-30-202(2)或违反CRS 24-30-202(3)已经发生的义务作出。孤独的一面旗帜累赘文件的条目是不足以满足法定要求。个人明知允许那些没有签署合同,开始工作可能被追究个人责任。

状态控制器批准要求:细节都需要一个ATF合同的境遇完全和充分的说明,被西方的副总裁财务和管理提交给副状态控制器违反州法律根据的要求的承诺,批准状态控制器的政策“处理券这一承诺违反国家法规。”直到大学的批准请求由副状态控制器批准的ATF ENC,合同或支付过程完成的批准将被扣留。 

ATF过程:一旦展开服务有或已经完成,需要以下项目:

  • ENC旗帜完成的文档
  • “经过既成事实(ATF)的报告”的形式由负责ATF并送往西方财务和行政人员完成
  • 在接受西方金融和管理填好的W-9和IC字母,从承包商的保险所需的任何证书,以及任何需要补充的IRS表格

服务下的$ 5,000成本

服务在$ 5,000已开始或完成没有服务合同的工作人员的有充分的执行或送文函之前花费由无纸化签署的大学是未经授权的同时ATFS。 ATF同上述过程需要不同之处在于不需要副状态控制器的批准。报告和ATF小时ENC,或者书面合同,并支付无纸化流程审批的财务副总裁ATF的批准后,就可以完成。