与西方做生意

供应商与西方开展业务的指南

感谢您将立博体育视为贵公司产品和服务的市场。本指南的目的是使企业熟悉我们处理采购的要求和程序,并提供有关我们采购组织的信息。我们的目标是发展和维持成功的业务关系。我们致力于公开和公平地促进我们的共同商业利益。如果您需要帮助,或者对我们的采购流程有任何疑问,请联系我们的西方商业服务,以分享您的公司,联系方式和产品/服务信息。

供应商联系

欢迎供应商代表访问西方商业服务,以便让我们及时了解所提供的产品和服务。当教师和工作人员直接联系时,我们要求您也联系立博体育采购部门,以便开放和维护沟通,共享信息和产品资源等。如有可能,我们欢迎安排预约,但随时欢迎您。

立博体育商业服务部位于泰勒大学管理大楼328号,并由经理和采购专员组成。

概观

立博体育是一所住宿的,为期四年的公立本科大学,提供文科,理科和各种专业领域的23个学位课程。西部有来自科罗拉多州和全部50个州的大约2,300名学生,拥有约265名全职和兼职教职员工。这所大学位于coln的gunnison,一个位于丹佛西南200英里的乡村社区。该大学的设施包括大约31栋建筑,其中17栋是学生宿舍或公寓,10所是学术,行政或娱乐设施。大约1,100名学生住在我们的住宿设施。了解更多信息 western.edu.

立博体育是科罗拉多州的一个机构,其采购职能受西方采购规则的约束, 根据24-101-105 c.r.s.大学购买是为了支持大学的学术,学生生活,设施,行政和相关活动。

西方采购目标

西方采购是大学的服务部门,其存在是为了确保为大学购买商品和服务是经济,及时和公平的供应商。我们努力满足和加快大学的购买需求,并为大学的请求者和供应商提供优质的服务和帮助。我们使用价格协议并评估合作采购协议,以确定那些能够提供最有利的产品,定价和满足大学需求的条款的协议。我们遵守适用的法律和大学的采购政策,程序和规则,以确保高质量的采购流程,诚信,广泛的竞争,公平和平等的商业社会待遇,增加采购过程中的经济,统一的采购程序。

为大学购买的权力

只有西方采购经理和专门授权的大学工作人员才有权通过采购订单,合同或西方采购信用卡为大学购买商品和服务。所有购买必须在下订单之前获得适当授权。如果在财政规则要求下未经采购订单或合同事先批准而代表大学作出承诺,则发生法定违规。未经控制人批准的法定违法行为,是订购货物或服务和/或承担义务的人的个人义务。见crs§24-30-202(3)。未经采购订单,合同或委托持卡人授权,向立博体育提供商品或服务的供应商,风险自负。

西方采购订单条款和条件

西方采购订单条款和条件适用于采购订单由大学授权的所有采购。

西方采购订单保险要求

西方采购订单保险要求适用于采购订单授权的所有采购。

招标过程

任何总估计费用为25,000美元或以上的购买均受大学招标程序的约束。招标文件,即文件报价,招标书或征求建议书,是在收到申请大学部门批准的请购单后在西方采购中准备的。招标文件包含所有产品,性能,交付和服务要求,技术规格以及招标和采购条款。密封投标或提案在征求通知书中指定的时间和地点公开开放。出价响应由大学的采购代理和请求部门代表进行评估。采购代理将采购订单或合同授予其投标或建议达到或超过投标规格并提供最低竞争价格或最有利的报价或报价的最负责和响应的供应商。

记录报价(非正式出价)

通过传真或电子邮件允许的回复,在文件化的报价流程中获取公司报价,估计购买成本超过25,000美元且低于150,000美元的竞争性非正式竞标。对于低于25,000美元但不是必需的购买,可以获得具有竞争力的文件报价。

招标或征求建议书(正式投标)

使用密封投标或rfp流程竞标性地购买150,000美元或更多的购买。

奖项按招标文件中定义的方式进行评估和授予。奖励仅针对负责任的供应商,采购代理确保所有供应商得到公平对待。

  • DQ:奖励可以基于哪个可接受的响应对大学最有利,价格/成本是一个考虑因素。可以比较竞争响应的相对价值,而不仅仅是价格。选择的基础记录在案并且是最终的。
  • IFB:根据招标中的规格d,向负责任的投标人提供最低的响应性投标。出价构成对大学的录取,必须能够不加修改地被接受。
  • 招标公告:委员会的评估应基于rfp中的因素和过程d。可以使用数字或非数字评估过程来确定哪个提议对大学最有利。

合同

采购订单或合同形式的采购奖励是在接受供应商的报价或投标时发出的,并在供应商和大学之间签订具有约束力的合同。采购订单/合同,所有招标文件和供应商的出价或提案都是供应商与大学签订的合同的组成部分。

投标信息发布系统(投标)

投标信息和分发系统是一个集中的,基于网络的系统,所有科罗拉多机构都可以通过该系统发布投标请求文件,即文件报价,投标邀请,投标请求。在出价上发布的还有信息请求,提议的单一来源以及根据招标方式发出的中标通知。所有投标通知均可供公众查看,投标注册供应商可在该网站上访问完整的征集文件。注册并查看通知 洛矶山脉投标商品和服务系统.

西方采购部门将公布所有关于落基山标书的投标请求,也可能使用其他通知方式。强烈鼓励供应商在落基山投标中注册,但不需要考虑西方采购的奖励。

投标注册使供应商能够访问所有科罗拉多机构发布的招标文件,以及供应商为其业务选择的商品/服务类别中发布的所有投标的可选自动通知。注册投标供应商访问附加到投标通知的招标文件,其中包含注册投标供应商所需的用户名和密码。必须收到40美元的年费才能在投标截止日期之前注册供应商,以便那些需要投标注册的机构考虑进行投标。

岩石山出价帮助台可在800.835.4603获得帮助。

价格协议

科罗拉多州采购办公室通过竞争性投标程序建立价格协议以奖励“ 价格协议 (用于商品/服务)“对于代理商购买商品和服务的许多供应商提供的许多产品和服务。如果价格协议下的产品或服务基本符合机构的需要,大学必须从价格协议中购买。大学应从“强制性”和“许可”价格协议购买,除非其他地方有更好的价格,运费和付款条件。价格协议订单不存在购买的美元限额,这些购买不受任何额外的投标要求的限制。

发票处理

在供应商满意地完成采购订单/合同后,大学要求供应商提供完整的描述性发票以支付货物和服务。

邮件,传递或传真发票到:立博体育,应付账款,泰勒厅328,西路1号,gunnison,co 81231;电话:970.943.2186;传真:970.943.2280。

未邮寄或交付到应付账款的发票可能无法及时处理。大学的会计办公室及时处理发票,并乐意尽快回答任何问题并尽快解决任何付款问题。

道德准则

立博体育雇用的任何购买商品和服务,或参与大学购买过程的人,应受立博体育采购的约束 道德准则。立博体育拥有全国教育买家协会和国家政府采购协会的机构会员资格。大学的采购代理人遵守这些专业组织的道德准则。